¿No les ha pasado que reciben una invitación para presenciar una presentación o conferencia que tratará de un tema de su interés y ustedes se emocionan tanto, elevan sus expectativas y hacen el esfuerzo por asistir sólo para descubrir que todo fue tan aburrido y vacío que el público no se llevó nada? Sea cual sea la causa, en esos casos, como audiencia me siento defraudada, ya que no sólo desperdicié tiempo valioso de mi vida (a veces hasta dinero) y además, perdí credibilidad en quien me hizo la invitación y quien dio la ponencia porque no me entregaron lo que me ofrecieron.
Mucha gente les dirá que el problema con las presentaciones es que los expositores no saben usar métodos dinámicos y novedosos, que la herramienta usada para presentar es la más básica e inflexible y que por eso no funcionó. Pues bien, el problema con las presentaciones ineficaces no reside exclusivamente en el mal uso de PowerPoint, en la falta de creatividad o en el método magistral. El problema con las malas presentaciones es que carecen de planificación y propósito, y eso –aunque usted no lo crea- construye la base para crear un gran muro de incomunicación e inefectividad. Para evitar caer en esa pérdida de sentido y tiempo, -y muchas veces de reputación también-, acá compartimos los cinco factores esenciales para crear presentaciones efectivas según expertos internacionales como Nancy Duarte y Chris Anderson.
• Factor 1: La audiencia – conózcala y establezca empatía
El éxito de su presentación inicia en el momento en que usted acepta darla. Por ello una de las primeras cosas que debe hacer es preguntar quién será su público, qué tanto conoce acerca del tema y dónde se encontrarán. Analice las características principales de quienes le escucharán y sepa qué es lo que su audiencia quiere saber, qué es lo que necesita saber y qué es lo que usted puede darle a conocer.
• Factor 2: El propósito – sea relevante
Defina claramente cuáles son las expectativas de los asistentes y cuál es el valor o aporte que usted puede otorgarle a través de de su presentación. Tenga claro si lo que debe hacer es informar, explicar, narrar, educar, conectar, persuadir, motivar o simplemente entretener. Sepa por qué está al frente y mantenga el enfoque.
• Factor 3: El mensaje Parte A – tenga claro qué dirá
Enfóquese en la idea principal y estructure de forma adecuada a su mensaje. ¿Qué desea transmitir y por qué? ¿Cuál será el material o información de respaldo que sustentará su idea? Ordene el contenido en una historia clara con introducción, desarrollo, desenlace y conclusiones. Deseche lo que no sea estrictamente necesario para presentar este tema. Esto le ayudará a atraer la atención del público y a facilitar su comprensión.
• Factor 4: El mensaje Parte B – tenga claro cómo lo dirá
Seleccione el medio correcto para su mensaje. Esto abarca decidir si el formato es presencial u online, qué tipo de plataforma usará, si se apoyará en soporte visual o simplemente oral. Considere aspectos como la duración estimada y la línea gráfica. Recuerde que todo comunica y estos detalles marcarán la diferencia en cuanto a concentración tanto para su audiencia como para usted.
• Factor 5: La entrega – prepárese y enamórelos con su estilo
Antes de dar su presentación, familiarícese con el lugar desde donde hablará, conozca cómo manejar el espacio, la luz, la proyección de la voz y el sonido. Si su presentación es vía web, comprenda cómo usar el sistema asignado. Prevea todos los requerimientos necesarios y anticipe posibles problemas y preguntas, planifique cómo puede hacer que las cosas se resuelvan y cómo desenvolverse naturalmente. Sea auténtico y demuéstrele al público que está ahí por una buena razón.
Ser relevante no se logra de la noche a la mañana, pero una planificación detallada será la mejor herramienta para alcanzar claridad, efectividad y mayor alcance.
